Administratif, gestion Chargé d’affaires administrative et financière et référent communication (H/F)

Avantages

Action sociale : collectivité adhérente à Plurelya, 

Protection sociale : contrats en complémentaire santé et prévoyance + participations financières, 

Titres restaurants

Description de la mission

Placé(e) sous la hiérarchie de la Directrice de Silver innov’, il/elle travaillera en étroite collaboration avec cette dernière L’équipe de Silver innov est constituée de 5 personnes, qui ont en charge la gestion de bâtiment, l’animation et l’accompagnement des entreprises. Ainsi, le/la chargé (e) d’affaires administrative et financière travaillera aussi en transversalité avec les autres membres de l’équipe sur d’autres missions.

MISSIONS PRINCIPALES :

Comptabilité

Exécution budgétaire : paiement des factures (mandats), encaissement des recettes (titres), …

Contrôle de la bonne exécution du budget avec le comptable de Silver innov’

Rôle d’interface auprès du Service Comptable de Gestion et des équipes financières de l’EPT Grand-Orly Seine Bièvre

Participation à l’élaboration du budget (préparation budgétaire, clôture,...)

Gestion et ajustement des outils de suivi budgétaire

Préparation de la déclaration mensuelle de TVA selon les éléments envoyés par le SGC

Coordination administrative

Rédaction et suivi des actes administratifs de Silver innov’ (courriers, convention d’hébergements des sociétés, convention de domiciliation, …)

Veille à la bonne exécution des contrats et conventions signés par Silver innov

Gestion, actualisation et proposition des outils de suivi d’activité pour les dossiers de Silver innov’

Préparation et participation aux Conseils d’Administration (convocation, suivi des présences, participation à l’élaboration des délibérations, envoi au contrôle de la légalité,  ..)

Suivi de la délégation de gestion des marchés publics de Silver innov’ en lien avec les services de l’EPT Grand-Orly Seine Bièvre (assistance à la rédaction, ...) en trinôme avec les assistantes administratives

Suivi des contrats de prestataires en trinôme avec les assistantes administratives (entretien et fonctionnement du bâtiment), ainsi que de leur bonne exécution, 

Mise en place des outils de gestion du coworking : convention, guide d’accueil,… 

Gestion des fichiers contacts (réflexion sur la mise en œuvre outil type CRM) en lien avec la RGPD,

Commandes diverses : fournitures de bureau, …

Gestion de l’archivage

Ressources humaines 

Interface avec le service Ressources Humaines de l’EPT Grand-Orly Seine Bièvre en charge de la gestion des RH de silver innov’ (paie, carrières, arrêt, CET, veille réglementaire, déclarations sociales et fiscales …)

Gestion des temps de l’équipe : planning de présence hebdomadaire, congés, RTT, … 

Gestion des titres restaurants

Assistante de prévention : Mise à jour annuelle des documents existants

Communication (en binôme avec une des assistantes administratives et sous la direction de la Directrice adjointe )

Participation à l’élaboration et mise en œuvre de la stratégie de communication et de promotion-prospection (digital, production et diffusion de contenus, RP, évènementiel, … ), en lien avec la direction de Silver innov’ dans l’objectif de d’amplifier la notoriété Silver innov’, de valoriser ses startups, le territoire en tant que « Silver territoire » et d’attirer de nouvelles startups,

Création de contenus (articles, campagne de prospection, book de valorisation de startup, vidéos, capsules, visuels…),

Animation de la communauté et de l’écosystème Silver innov’ via les canaux digitaux et non digitaux,

Participation à la création d’outils de communication croisée avec les startups,

Assurer le suivi de ces actions (KPI, mesure de l’impact, etc.),

Mise en place ou participation à la mise en œuvre opérationnelle de différents événements : colloques, salons,  démoday, rencontres de l’innovation, … nouvelles actions d’accompagnement, lancement de réflexion sur de enjeux sociétaux avec des partenaires institutionnels ou privés, ….

Tenu du fichier de prospects et mise en œuvre d’outils et d’actions de prospection directe,

Aide à l’élaboration et mise en œuvre du programme d'animation et d’accompagnement collectif des startups, en liaison étroite avec la direction de SI,

MISSIONS TRANVERSALES

L’agent est susceptible d’être mobilisé et de prendre part selon les besoins de service à la vie de la structure, en ce qui concerne notamment :

Evènements économiques et conviviaux de Silver innov’

Participation à l’animation de Silver innov et entretien des liens avec les partenaires et les entreprises hébergées

Participation collégiale à la mise en œuvre d’évènementiels et notamment à la coordination logistique : recherche de prestataires, demande de devis, installation, communication

Appui à la gestion technique de l’équipement

En cas d’absence du personnel d’accueil, participation à l’accueil téléphonique et physique du site, à l’ouverture et la fermeture du site, avec mise sous alarme

Mission d’appui

Participation au rapport d’activité annuel de Silver innov’

Participation au montage de dossiers des projets portés par la direction

Description du profil

PROFIL :

Niveau requis

Formation initiale Bac+2/3 en Finances publiques/ Droit public / Gestion administrative et juridique des collectivités ou BTS-DUT Comptabilité,

Expérience dans un poste similaire souhaitée

Logiciels métier

Finance : Ciril (de préférence) ou autre logiciel de comptabilité publique

Autre : logiciel de parapheur électronique iXbus de préférence, ou autre

Compétences nécessaires

Bonne connaissance des collectivités territoriales, notamment des finances publiques et de la commande publique, ainsi que des procédures administratives 

Capacités rédactionnelles

Formation Sauveteur Secouristes du Travail serait un plus

Qualités relationnelles

Très grande rigueur

Autonomie, sens de l’organisation et discrétion

Capacité d’analyse et de synthèse

Capacité d’initiative

Esprit d’équipe 

Capacité à travailler en équipe et en transversalité 

Grande polyvalence